A partir de 2026 (1 de enero o 1 de julio), todas las empresas y autónomos que emitan facturas tendrán que contar con un software adaptado a Verifactu.
El Gobierno, dentro del contexto de la Ley Antifraude, ha puesto en marcha la implantación de un sistema de emisión de facturas verificables o sistema Verifactu. Con ello, se pretende que las empresas remitan directamente a la AEAT las facturas cuando se emitan.
Los fabricantes de softwares de facturación deben tener sus programas adaptados a Verifactu desde el 29 de julio de 2025.
Se debe tener en cuenta que:
- El envío de las facturas inmediato a la AEAT es voluntario. Sin embargo, si el contribuyente decide no enviar las facturas, el software que se utilice debe ser capaz de hacerlo.
- Si no se envían voluntariamente, se deberán enviar cuando la AEAT lo solicite.
Como emisor de facturas:
- Papel: Si se trabaja con talonarios o libreta, se puede seguir así.
- Excel: Si se usan hojas de cálculo para realizar las facturas:
- si se utiliza como una “máquina de escribir”, se puede seguir así.
- si las hojas están formuladas con macros, con una base de datos de clientes, etc., no se puede utilizar. Se tiene que utilizar un programa de facturación Verifactu.
- Software a medida: se debe dejar de utilizar si no se adapta a Verifactu. Se tiene que utilizar un programa de facturación Verifactu.
- Software obsoleto: se debe dejar de utilizar si no se adapta a Verifactu. Se tiene que utilizar un programa de facturación Verifactu.
- Software de facturación adaptado: no se debe hacer nada ya que está adaptado a Verifactu.
- Cualquier software mediante el que se envía las facturas al S.I.I. es una excepción a la norma y no se necesita un programa adaptado a Verifactu.
¿Cómo funciona Verifactu?
Verifactu es el sistema creado por la AEAT para garantizar que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean inalterables, trazables y comunicadas de forma segura. Para cumplir con estos requisitos, se necesitará un sistema de facturación (SIF) adaptado, es decir, un programa de facturación que cumpla con esta normativa.
El objetivo de este sistema es evitar la manipulación y asegurar que la información llegue a la AEAT íntegra y en el orden real en el que han sido creadas las facturas.
Para lograr este objetivo, Verifactu funciona de la siguiente forma:
Generación de la factura: El software de facturación crea un registro único con un código identificativo.
Trazabilidad y registro: Todas las facturas quedan guardadas en orden cronológico, sin posibilidad de modificación o borrado.
Envío de la factura a la AEAT: Dependiendo de la modalidad de envío elegida (Verifactu o no Verifactu) la factura se comunica en el mismo momento o más adelante.
Acceso para el cliente: Cada factura incluye un código QR que permite a los destinatarios de la factura comprobar su validez online en la sede de la AEAT.
Modalidades: Verifactu o No Verifactu
Cuando se adapta el software a Verifactu o al comenzar con uno nuevo, se tendrá que elegir una de las dos modalidades de funcionamiento. Afectan al envío de las facturas a la AEAT y tienen distintas ventajas e inconvenientes. La modalidad Verifactu ofrece la ventaja de que cada factura queda validada en el mismo momento en que se emite, sin trámites adicionales ni riesgo de olvidos. Esto da más seguridad jurídica, simplifica el control contable y permite que se verifique al instante que la factura está registrada en la AEAT.
Importante: una vez elegida la opción Verifactu, no se podrá modificar hasta el 31 de diciembre de 2026. Sin embargo, siempre se podrá pasar de Verifactu a no Verifactu).
- Verifactu: cada factura se envía automáticamente a la AEAT en el momento de su emisión y así queda garantizado el cumplimiento de la normativa. Se puede comprobar al instante el estado de la factura a través del código QR.
- No Verifactu: el software sigue garantizando numeración y seguridad, pero no envía la factura de inmediato. La comunicación a la AEAT se hace dentro del plazo que marque la normativa y recae sobre el usuario la responsabilidad de almacenar los registros.
El reglamento define tres tipos de factura, cada una con requisitos específicos:
- Factura completa u ordinaria
La más habitual. Incluye todos los datos exigidos por la normativa. Se usa en operaciones entre empresas o cuando se supera el importe permitido para facturas simplificadas.
- Factura simplificada
Sustituye a los antiguos tickets. Se permite en operaciones de hasta 400 euros o en sectores como hostelería, transporte o comercio minorista. No necesita los datos del cliente salvo que éste la pida (hasta 3.000 euros).
- Factura rectificativa
Se emite para corregir errores en una factura anterior. Debe incluir referencia a la factura original y el motivo de la rectificación. Tipos de facturas rectificativas:
- Sustitutivas: Reemplazan completamente a la factura original. Son útiles cuando los errores afectan a la totalidad de los datos de la factura. Por ejemplo, si se registra una base imponible incorrecta, la factura sustitutiva detalla los datos correctos junto con los importes rectificados. Esto permite mantener la trazabilidad de los cambios y garantiza que la nueva factura cumpla con los requisitos legales.
- Por diferencias: Este tipo de factura rectifica únicamente las discrepancias detectadas. Por ejemplo, si la base imponible de una factura necesita reducirse, la factura rectificativa reflejará únicamente la disminución en el importe correspondiente. Es una solución más sencilla para errores específicos, manteniendo la factura original intacta.
